KPI – voorwaarden

– Natuurlijk wil je precies weten hoe het bedrijf ervoor staat.
– Maar een overkill aan data werkt averechts: je raakt het overzicht kwijt, waardoor het lastig wordt om goed te kunnen sturen.
– Beperk je ook niet tot slechts één KPI.
– Het lijkt positief als veel orders worden binnengehaald, maar als deze verlieslatend zijn omdat projecten structureel uitlopen, glijdt het bedrijf alsnog naar de afgrond.
– Probeer een goede balans te vinden in het aantal KPI’s en zoek de juiste samenhang in de data.
– Kies daarom een beperkt aantal KPI’s dat echt bepalend is voor het resultaat.
– Welke cijfers zijn echt key en welke meer nice to know?

– De keuze van KPI’s hangt af van de organisatie: bij het ene bedrijf vormt de bezettingsgraad een belangrijke graadmeter en bij het andere het aantal verkooporders.
– Zorg ervoor dat de KPI’s voortkomen uit de missie en visie van het bedrijf.
– De uiteindelijke selectie legt de werkelijke prioriteiten van het bedrijf bloot.
– Ligt het accent op verkoop of is bijvoorbeeld ook klanttevredenheid van belang?
– Waar je op stuurt bepaalt voor een groot deel ook waar mensen op zullen focussen en kan dus bepalend zijn voor de manier waarop het werk wordt gedaan.
– Probeer ook te vertalen naar harde, objectiveerbare cijfers waarover achteraf geen discussie kan ontstaan.

– KPI’s selecteren waarop je geen invloed hebt, is zinloos.
– Als een indicator in het rood komt, moet je deze kunnen verbeteren door gericht in te grijpen.
– Aan iedere KPI moet dus een actie gekoppeld kunnen worden.

– Sommige begrippen, zoals ‘klantvriendelijkheid’, zijn lastig te kwantificeren.
– Probeer deze te vertalen naar harde, objectiveerbare cijfers.
– Roep bijvoorbeeld een klantpanel in het leven, dat periodiek vragenlijsten beantwoordt waaraan scores zijn gekoppeld.
-De manier van meten moet ook constant zijn.
– Anders wordt het lastig om trends te signaleren.

– Prestatie-indicatoren moeten duidelijk geformuleerd zijn en niet op verschillende manieren geïnterpreteerd kunnen worden.
– ‘Omzetgroei’ is een te algemeen begrip.
– Maak bijvoorbeeld duidelijk of het om euro’s of om een percentage gaat. Save
– Leg ook de frequentie vast waarin je de cijfers rapporteert.

– KPI’s moeten niet op zichzelf staan.  Koppel ze daarom aan doelstellingen.
– Vergeet hierbij ook geen tijdpad uit te stippelen, want zonder deadline zal binnen de organisatie het gevoel van urgentie ontbreken.
– Niets is echter zo demotiverend als een lat die te hoog wordt gelegd.
– Een forse omzetstijging is voor een winkelketen lastig haalbaar als tegelijkertijd filialen worden gesloten.
– En mikken op een operationele marge die geen enkele onderneming in de branche haalt, is zinloos.
– Ligt de lat te hoog, neem dan tussenstapjes.
– Zonder deadline ontbreekt het de organisatie aan urgentie.

– Probeer alle bedrijfsonderdelen te betrekken bij het ontwikkelen van prestatie-indicatoren.
– Dat levert waardevolle input op, omdat je gebruikmaakt van de kennis en ervaring elders in de onderneming.
– Daarnaast voelen medewerkers zich zo ook meer verantwoordelijk voor het resultaat.
– Bespreek regelmatig de resultaten met het team en overleg welke verbeteringen mogelijk zijn.

– Als de prestatie-indicatoren eenmaal zijn vastgesteld, moeten deze nauwkeurig worden gemeten door alle afdelingen.
– Zorg ervoor dat de informatie met weinig inspanning kan worden verzameld, verwerkt en geanalyseerd.
– Een goed administratief systeem is hierbij een must.
– Voor een optimaal overzicht is het handig als gegevens kunnen worden geïntegreerd in een dashboard en als cijfers kunnen worden verwerkt in grafieken.

– Een KPI moet geen doel op zich zijn, maar slechts een hulpmiddel om een doel te realiseren.
– Als bijvoorbeeld alleen wordt gelet op de aanwas van nieuwe klanten, ontstaat het risico dat de service voor bestaande klanten verwatert, waardoor het klantenbestand alsnog uitdunt.
– En een manager die uitsluitend wordt beoordeeld op omzetgroei, kan in de verleiding komen de prijzen te verlagen of kostbare overnames te doen.

– Heb je KPI’s geselecteerd, evalueer deze dan na enkele maanden en stel ze waar nodig bij.
– Loop ook hierna het lijstje nog regelmatig langs.
– Als de marktomstandigheden of de focus van het bedrijf veranderen, is het logisch dat ook het lijstje KPI’s wordt opgeschoond.