KPI 's bepalen - hoe doen we dat ?
Waaraan dien een KPI te voldoen – Elementair
Om goede, beïnvloedbare KPI’s te bepalen dient het SMART principe aangehouden te worden.
Niet alleen de KPI moet hieraan voldoen, maar ook de doelstelling, die immers de basis vormt voor de KPI.
- Specifiek: De KPI moet duidelijk en begrijpelijk geformuleerd zijn en niet voor meer dan één uitleg op te vatten zijn. Zo voorkom je misverstanden over het te bereiken doel.
- Meetbaar: De benodigde gegevens zijn en blijven beschikbaar om het resultaat eenduidig te meten. Ook tussentijds is het behaalde resultaat inzichtelijk.
- Acceptabel: Is het gestelde doel acceptabel voor het management en de organisatie? Wanneer dit niet zo is zal er minder commitment zijn om het doel in kwestie te bereiken
- Realiseerbaar/Realistisch: Is het doel realistisch? Een omzetstijging van 20% als target stellen en vervolgens het aantal vierkante meters verkoopoppervlak en de inzetbaarheid van je personeel terugschroeven gaat namelijk niet samen.
- Tijdsgebonden: De periode waarover gemeten wordt is afgebakend en heeft een duidelijk begin- en eindpunt waarop het resultaat van het te behalen doel wordt gemeten.
Wanneer volgens bovenstaande criteria de doelstelling en bijbehorende KPI bepaalt wordt, is het voor eenieder met een enkele blik mogelijk om te zien of er verbetering is opgetreden bij deze KPI.
Afwijking wordt op deze manier direct geconstateerd en er kan meteen actie ondernomen worden.
Waaraan dient een KPI te voldoen – Secundair
Een goed gedefinieerde KPI voldoet naast de eerder besproken SMART criteria ook aan de volgende kenmerken:
- Periodiek meetbaar (per uur/dag/week/maand).
- Toekomstgericht (gericht op doelstelling), wat moeten we bereiken?
- Beïnvloedt direct het resultaat van de organisatie.
- Niet financieel gebonden.
- Wordt vastgesteld door management of directie, maaSaver is begrijpelijk voor iedereen binnen de organisatie. Wanneer prestaties namelijk niet te beïnvloeden zijn door medewerkers, die het verschil kunnen maken, heeft het geen zin om ze te tonen. Ze kunnen namelijk toch het resultaat niet verbeteren.
- Meer is minder: 3 tot 6 goed gedefinieerde KPI’s zullen meer “top of mind” zijn en blijven dan een hele waslijst.
- Het is motiverend om een target in meerdere stappen te behalen dan in één keer te grote stappen te willen nemen.