Algemeen.
We vinden de bescherming van je privacy uiterst belangrijk.
We willen je zoveel mogelijk informeren, respecteren en controle geven over wat er met je persoonsgegevens gebeurt.
Hieronder vind je informatie over welke gegevens wij verzamelen, waarom we dat doen, hoelang wij ze bewaren, wat je privacy-rechten zijn en hoe je deze kan uitoefenen.
1. Wie wordt beschermd door dit privacy beleid?
Dit privacy beleid geldt alleen voor de persoonsgegevens die wij als verwerkingsverantwoordelijke (zie punt 2B van dit privacy beleid) verwerken.
Het is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze personeelsleden en/of toekomstige personeelsleden en/of prospecten in relatie tot onze dienstverlening.
Zijnde projectstaffing of detachering van technische vakmensen, alsook op de persoonsgegevens van aanverwanten van personeelsleden (zoals bijvoorbeeld: gezinsleden).
Dit privacy beleid is verder ook van toepassing wanneer je een bezoek brengt aan ons kantoor of website of op andere wijze gebruik maakt van onze diensten.
Ook de persoonsgegevens van ex-medewerkers en prospecten worden zo goed en zorgvuldig mogelijk behandeld en beveiligd, conform dit privacy beleid.
2. Wat betekent ‘verwerking van gegevens’ en wie is daarvoor verantwoordelijk?
A. Definitie.
Onder ‘verwerking van persoonsgegevens’ verstaan we elke verwerking van gegevens die je als natuurlijke persoon kunnen identificeren.
Over welke gegevens het dan precies gaat, lees je in punt 3 van dit privacy beleid.
Het begrip ‘verwerking’ is ruim en dekt onder andere het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of op eender welke manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen van die gegevens.
Voor alle duidelijkheid, een verwerking van persoonsgegevens van medewerkers is enkel aan de orde indien de medewerker en/of prospect een natuurlijke persoon is.
Indien de medewerker en/of prospect een rechtspersoon is – dan geldt het privacy beleid enkel voor de persoonsgegevens van de natuurlijke persoon die wij in het kader van onze relatie met de rechtspersoon verwerken.
B. Verwerkingsverantwoordelijke.
BP@W bvba, met maatschappelijke zetel te, 2520 Ranst, en ingeschreven bij de KBO onder nummer 700.179.979 (hierna “BP@W”) is verwerkingsverantwoordelijke van je persoonsgegevens.
Dit betekent dat BP@W het doel en de middelen voor de verwerking van je persoonsgegevens vaststelt. Dit neemt niet weg dat je een aantal verplichtingen hebt in verband met de verwerking van persoonsgegevens van de medewerkers en/of prospecten die je toelaat gebruik te maken van de BP@W-diensten (zie punt 2C van dit privacy beleid).
C. Jouw verantwoordelijkheden ten aanzien van eindgebruikers.
Indien je als BP@W geregistreerde en/of prospect (zoals werknemers, gezinsleden, vrienden en bezoekers) toelaat gebruik te maken van de BP@W-diensten die onder toepassing van dit privacy beleid vallen, dan heb je daarbij de volgende verantwoordelijkheden.
Je moet als geregistreerde adequaat informeren dat BP@W, door hun gebruik van de BP@W-diensten, hun persoonsgegevens zal verwerken.
Je moet alle wettelijk vereiste toestemmingen van de geregistreerde verkrijgen vooraleer hun persoonsgegevens worden meegedeeld aan BP@Wom te worden verwerkt in het kader van de BP@W-diensten die je hen toelaat te gebruiken.
Je mag de BP@W-diensten niet aanwenden om persoonsgegevens te verzamelen die strijdig zijn met de geldende privacywetgeving, noch om op onwettige wijze jezelf toegang te verschaffen tot de persoonsgegevens van deze geregistreerde en/of prospecten.
Je moet je bij BP@Winformeren over het beveiligingsniveau van de BP@W-diensten en naar eigen inschatting en vermogen aangepaste technische en organisatorische maatregelen treffen om de persoonsgegevens adequaat te beschermen tegen onbevoegde of onrechtmatige verwerking en tegen onrechtmatige of onopzettelijke vernietiging, onopzettelijk verlies, vervalsing, onbevoegde verspreiding, beschadiging, wijziging, onbevoegde toegang of openbaarmaking.
Je moet alle redelijke maatregelen nemen om de betrouwbaarheid van de geregistreerde en/of prospect, die toegang hebben tot de persoonsgegevens, te verzekeren.
Je mag niets doen, veroorzaken of toestaan wat op enigerlei wijze kan resulteren in enige overtreding van die privacywetgeving.
D. Jouw verantwoordelijkheden ten aanzien van diensten van derden.
Via onze BP@W-diensten en/of website kan je ook gebruik maken van diensten van andere partijen zoals chat, websites van derden, forums, Facebook, Twitter, LinkedIn, en/of nieuwsgroepen.
Over de informatie die je daar plaatst en hoe deze wordt verwerkt, heeft BP@Wgeen controle, en zijn we ook niet verantwoordelijk.
Het is aan jou om hier verstandig mee om te gaan en het privacy beleid van deze derden goed na te lezen.
3. Welke persoonsgegevens kunnen we verwerken?
A. De persoonsgegevens die je met ons deelt.
We verwerken de persoonsgegevens die je ons zelf geeft.
Dit kan telefonisch (bijvoorbeeld wanneer je de personeel dienst en/of verkoop dienst belt met een vraag allerhande).
Dit kan schriftelijk (bijvoorbeeld wanneer je een (online) formulier invult via de website, je ons een sms of e-mail stuurt.
Dit kan elektronisch (bijvoorbeeld bij het uitlezen van je e-ID wanneer je een werknemersovereenkomst afsluit).
B. De persoonsgegevens die onze systemen verzamelen.
Wij wijzen je persoonsgegevens toe voor het gebruik van onze diensten (een e-mailadres, een telefoonnummer, rijksregisternummer, logincode(s) en wachtwoorden).
Daarnaast registreren onze online-systemen ook persoonsgegevens die worden gegenereerd tijdens jouw gebruik van onze diensten, met inbegrip van het gebruik door derden (bijvoorbeeld bezoekers die gekoppeld zijn aan je onlineaccount).
C. De persoonsgegevens die wij verkrijgen van derden.
Wij werken samen met zoals VDAB (Vlaanderen) en Forem (Wallonië) om socio-demografische gegevens (bijvoorbeeld je werkervaring of bijvoorbeeld keuze van tewerkstelling locatie) om onze dienstverlening nog beter af te stemmen op je behoeften als sollicitant en/of prospect.
Voorts ontvangen we van de DNCM-vzw periodieke overzichten van personen die op de Bel-me-niet-meer-lijst staan (zie hierover meer in punt 7 van dit privacy beleid).
Andere voorbeelden van persoonsgegevens die wij verkrijgen van derden zijn bijvoorbeeld analyses van sollicitanten en/of prospecten die we verkrijgen via diverse kanalen (zoals klanten).
D. Categorieën persoonsgegevens.
Wij onderscheiden in onze systemen verschillende types persoonsgegevens, die met elkaar gecombineerd kunnen worden:
Gebruikersgegevens: wij onderscheiden de persoonsgegevens die je als gebruiker van onze diensten kunnen identificeren
Bijvoorbeeld je naam en identificatiedocumenten zoals een kopie van de voorzijde van je identiteitskaart.
De persoonsgegevens die ons toelaten contact met je op te nemen (bijvoorbeeld je adres, je e-mailadres en je telefoonnummer, de persoonsgegevens die je persoonlijke kenmerken aanduiden (bijvoorbeeld je leeftijd en je geslacht).
Dan wel een persoonlijk curriculum vitae (bijvoorbeeld je gezinssamenstelling, werkervaringen)
Zoals de wet bepaalt, verwerken we geen gevoelige gegevens zoals onder andere gegevens over je raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, seksuele voorkeuren en gezondheid.
E. Persoonsgegevens van niet-klanten.
Via diverse kanalen, zoals bijvoorbeeld, jobbeurzen, opendeurdagen bedrijven, onze website en via de aankoop van gegevens bij gespecialiseerde big-data-bedrijven kunnen wij persoonsgegevens verzamelen over personen die (nog) geen sollicitant en/of prospect zijn van BP@Wmet de bedoeling deze personen een zo relevant mogelijk aanbod te doen van de BP@W-diensten.
Wij waarborgen daarbij jouw recht op informatie en dwingen dat – voor zover van toepassing – samen met jouw eventuele wettelijk vereiste toestemming contractueel af van de derde partijen die in deze context jouw gegevens (voor ons) zouden verzamelen.
4. Waarvoor gebruiken we deze persoonsgegevens?
A. Proportionele verwerking.
We verwerken persoonsgegevens voor diverse doeleinden, waarbij wij telkens enkel de gegevens verwerken die noodzakelijk zijn om het beoogde doel te realiseren.
Zo gebruiken wij persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is:
In het kader van de voorbereiding, uitvoering of beëindiging van een potentieel arbeidsovereenkomst.
Om te voldoen aan de wettelijke of reglementaire bepalingen waaraan wij zijn onderworpen.
Voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, in welk geval wij steeds streven naar een evenwicht tussen dat belang en het respecteren van jouw privacy.
Is het verwerken van jouw persoonsgegevens niet noodzakelijk voor één van deze drie redenen, dan vragen wij steeds je toestemming om je persoonsgegevens te mogen verwerken.
B. Onze verwerkingsactiviteiten.
Wij verzamelen persoonsgegevens voor de volgende concrete doeleinden.
Om je vraagstelling en/of sollicitatie voor onze diensten in behandeling nemen.
Als je onze website bezoekt om informatie te verzamelen en/of aan te vragen over onze diensten of wanneer je je bijvoorbeeld aanmeldt voor onze nieuwsbrief, dan hebben we in ieder geval je adresgegevens nodig. Alle informatie die wij in deze precontractuele fase over je ontvangen, gebruiken we alleen om je van de gevraagde informatie te voorzien, op de wijze zoals jij dat wilt.
Ook wanneer je uiteindelijk beslist om werknemer te worden bij BP@W, zullen wij je voor het beheer van onze contractuele relatie om een aantal persoonsgegevens vragen zoals je naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, kopie van de voorzijde van je identiteitskaart, kopie van je bankkaart, burgerlijke staat en je ook gegevens toewijzen zoals personeelsnummer en login gegevens van onze partners (zoals SD Worx – sociaal secretariaat, zoals Sodexo – maaltijd- en ecocheques).
Om je de beste service aan te bieden en je te informeren over je mogelijkheden die BP@Wbiedt.
Wij gebruiken je gegevens voor het opzetten, onderhouden en ondersteunen van onze diensten zoals personeel- en verkoopadministratie. Maar ook in geval van geschillenbeheer.
Wij kunnen jouw gegevens verwerken om ons aanbod te evalueren en te verbeteren.
Bijvoorbeeld: een nieuw curriculum vitae om het gebruik om onze dienstverlening te optimaliseren of de kwaliteit te controleren.
Zo kunnen wij onze diensten nog beter op jou afstemmen.
Om je te informeren over (nieuwe) vacatures van BP@W waarvan wij denken dat die voor jou interessant zijn. Bijvoorbeeld: je kan een sms-bericht ontvangen op het moment dat je wij denken dat deze past in je vroegere beroepservaring.
Het is ook mogelijk dat wij je benaderen wanneer je geen werknemer en/of sollicitant en/of prospect meer bent bij BP@W, tot meerdere jaren na het einde van onze relatie.
Je privacy-instelling (waarover meer in punt 7 van dit privacy beleid) bepaalt in welke mate je dit soort berichten ontvangt, en hoe je je kan aan- en afmelden.
Om fraude en inbreuken te bestrijden.
Wanneer je medewerker wordt bij BP@W zullen we je steeds vragen om de voorzijde van je identiteitsbewijs, zodat we kunnen vaststellen wie je bent en identiteitsdiefstal kunnen vermijden.
Wij voeren deze controle uit om te voorkomen dat je verplichtingen met ons aangaat die niet koosjer zijn.
Ook willen we voorkomen gemaakte afspraken zoals een arbeidsovereenkomst niet nageleefd wordt.
Daarvoor kunnen we informatie opvragen bij interne en externe databanken, zoals al onder punt 3 van dit privacy beleid toegelicht.
Om eenieders veiligheid te garanderen.
In en rond onze kantoorgebouw zal je ook worden gefilmd door onze bewakingscamera’s.
Deze beelden worden enkel opgeslagen met het oog op de veiligheid van goederen en personen en om misbruik, fraude en andere inbreuken waarvan onze klanten en wijzelf het slachtoffer kunnen worden te voorkomen (wij signaleren de aanwezigheid van camera’s met pictogrammen die onze contactgegevens vermelden).
Om onze prestaties op te volgen.
Wij kunnen je gegevens en profiel gebruiken om diensten te evalueren.
Dit doen we onder meer aan de hand van feedback van klanten over onze diensten (bijvoorbeeld via doorsturen curriculum vitae),
Gegevens die we bekomen tijdens een persoonlijk kennismakingsgesprek of onze tussenkomst bij klanten, vragen van klanten.
Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.
In heel wat gevallen zijn wij wettelijk verplicht om bepaalde persoonsgegevens over je te bewaren en/of mee te delen aan overheidsinstanties. Naast algemene sociale en/of fiscale en boekhoudkundige verplichtingen.
In het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek kunnen wij worden verplicht om bepaalde gegevens op een vertrouwelijke manier aan de nodige overheden mee te delen.
Om studies, testen en statistieken bij te houden, voor o.a. trendanalyse.
Wij kunnen je anonieme, geaggregeerde gegevens gebruiken om bijvoorbeeld intern en extern te rapporteren over het gebruik van onze diensten, bijvoorbeeld hoeveel bepaalde job omschrijvingen worden bekeken.
De gegevens die hierbij gebruikt worden zijn niet terug te brengen naar een bepaald individu.
De informatie die wij uit deze analyses halen, gebruiken wij om ons huidige dienstenportfolio en onze processen te evalueren en deze aan te passen op grond van nieuwe ontwikkelingen.
C. Geautomatiseerde besluitvorming.
BP@W neemt geen automatische besluitvorming – al dan niet op basis van profilering –waaraan rechtsgevolgen zijn verbonden voor jou of waarbij zulk besluit jou in aanmerkelijke mate treft.
Tenzij: dit noodzakelijk is voor het aangaan of uitvoeren van jouw arbeidsovereenkomstovereenkomst (bijvoorbeeld het niet-naleven van contractuele afspraken).
Dit door de wetgeving is toegestaan (bijvoorbeeld voor het opsporen van belastingfraude), of we hiervoor jouw uitdrukkelijke toestemming hebben verkregen.
In zo’n situaties word je voorafgaandelijk geïnformeerd over de totstandkoming van het geautomatiseerde besluit, dat je het recht hebt om menselijke tussenkomst te eisen en de wijze waarop je het besluit kan aanvechten.
5. Hoe beveiligen we je persoonsgegevens?
A. Onze technische en organisatorische maatregelen.
We werken hard om je persoonsgegevens en privacy te beschermen, zowel in ons kantoor, de website als op ons netwerk.
Onze medewerkers worden opgeleid om correct om te gaan met vertrouwelijke gegevens.
In het kader van ieder project dat een verwerking van persoonsgegevens beoogt, wordt eerst een inschatting gemaakt op het vlak van veiligheid en de bescherming van persoonsgegevens, waarbij jouw belangen voorop staan.
Ons informatiebeveiligingsbeleid, onze veiligheidsvereisten, en beheerstandaarden zijn trouwens volledig geënt op de internationale ISO27002 standaard en ook de VCA+ standaardisering.
Voor de beveiliging van je gegevens doen wij beroep op specifieke firma’s die op de naleving van de wetgeving en onze ethische overtuiging, zoals uiteengezet in dit privacy beleid, toezien.
BP@W doet ook beroep op specifieke firma’s die instaan voor de veiligheid van ons netwerk, onze infrastructuur en onze informatiesystemen.
Bovendien gebruiken wij allerlei technische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, ongeoorloofd gebruik en verlies of diefstal van je gegevens, zoals: beveiliging met een paswoord, harddisk encryptiesoftware, firewalls, antivirus en een registratiesysteem voor onze werknemers.
Moest er zich een gegevenslek voordoen met nadelige gevolgen voor je persoonsgegevens, dan word je als medewerker en/of sollicitant en/of prospect in de door de wet voorziende omstandigheden persoonlijk verwittigd.
De BP@W-software die benodigd is voor onze dienstverlening wordt voortdurend up-to-date gehouden. Daarnaast bieden we je enkele veiligheidsinstellingen aan die je zelf kan beheren, zoals: een paswoord voor onze website of de website van onze partners.
Het aantal medewerkers van ons bedrijf dat toegang heeft tot je persoonsgegevens is zeer beperkt en deze werknemers worden zorgvuldig geselecteerd, gescreend en opgevolgd.
Er wordt hen enkel toegang tot je persoonsgegevens verleend voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.
B. Telecommunicatiegeheim.
Je persoonlijke communicaties zijn vertrouwelijk. We kunnen metadata (d.w.z. de gegevens die worden verwerkt om de communicatie technisch mogelijk te maken) verwerken, maar het bestaan en de inhoud van de persoonlijke communicaties die via ons aangeboden netwerk verlopen (bijvoorbeeld: mobiele telefoongesprekken, e-mails en sms-berichten) zijn beschermd door de bepalingen over het telecommunicatiegeheim.
Het telecommunicatiegeheim houdt in dat BP@W, buiten de door de wet opgesomde uitzonderingen, geen kennis mag nemen van het bestaan of de inhoud van dergelijke communicatie.
BP@W heeft de nodige beveiligingsmaatregelen genomen en adequate instructies gegeven aan haar medewerkers om het telecommunicatiegeheim te respecteren.
6. Verkopen we je gegevens aan derde partijen of geven we je gegevens door?
A. Datatransfers.
Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derde partijen zonder jouw toestemming en we geven ze zeker niet door aan derden.
Wij geven je persoonsgegevens enkel door aan onze eventuele rechtsopvolgers voor dezelfde doeleinden als deze vermeld in dit privacy beleid, om je bijvoorbeeld op de hoogte te brengen van de diensten van BP@W.
In geval van het verschaffen van foutieve inlichtingen of gegevens van frauduleuze aard kunnen we ook jouw persoonsgegevens doorgeven om de gerechtvaardigde belangen van BP@W te beschermen.
BP@W kwalificeert in deze context als verwerkingsverantwoordelijke.
Dit nodig is voor onze dienstverlening.
Onze databank maken we deels toegankelijk voor handelsgenten die werken in onze opdracht en die ons bijstaan bij het leveren van onze diensten bij klanten.
De doorgifte van je gegevens gebeurt enkel voor die doeleinden als waarvoor BP@W je gegevens zelf verwerkt en is beperkt tot die gegevens die zij nodig hebben voor het uitoefenen van hun taak in onze opdracht.
Wij zien erop toe dat zij, net zoals wij, je gegevens veilig, respectvol en als goede huisvader beheren en wij voorzien daarvoor adequate contractuele waarborgen.
Er een wettelijke verplichting is. Wij verwijzen hiervoor naar punt 4 van dit privacy beleid.
Er een gerechtvaardigd belang is voor BP@W of de betrokken derde.
We zullen je persoonsgegevens enkel doorgeven indien je belang of je fundamentele rechten en vrijheden niet zwaarder doorwegen en je zal daar ook steeds transparant over worden ingelicht (behoudens in geval van de wettelijke uitzonderingen).
Zo kunnen je persoonsgegevens bijvoorbeeld worden doorgegeven aan overheidsinstanties, incassobureaus en juridische dienstverleners.
Je ons daar toelating voor geeft.
Als BP@W in andere situaties persoonsgegevens aan derden zou geven, dan gebeurt dit met een expliciete kennisgeving, waarin toelichting wordt gegeven over de derde, de doeleinden van de doorgifte en verwerking.
Waar wettelijk vereist, bekomen wij je uitdrukkelijke toestemming.
B. Internationale verwerking van je persoonsgegevens.
Voor zover persoonsgegevens (zoals beschreven in punt 6A van dit privacy beleid) buiten de Europese Unie worden verwerkt, zorgen wij er via contractuele of andere maatregelen voor dat die gegevens daar een passend beschermingsniveau genieten vergelijkbaar met de bescherming die zij in de Europese Unie zouden genieten, conform de Europese regelgeving.
C. Gebruik van anonieme gegevens.
Wij gebruiken anonieme, geaggregeerde gegevens voor commerciële doeleinden en interne/externe rapportering.
Deze gegevens zijn nooit terug te brengen naar een bepaalde natuurlijke persoon.
Een voorbeeld: locatierapporteringen (hoeveel mensen met een specifiek functieprofiel zijn er beschikbaar in een bepaalde regio).
BP@W waarborgt telkens dat al deze partijen de van ons ontvangen data nooit kunnen herleiden naar een te identificeren natuurlijke persoon.
7. Hoe bepaal je welke persoonsgegevens we voor commerciële doeleinden mogen gebruiken en hoe?
A. BP@W-privacy-instellingen.
Elke zakelijke klant die bij BP@W-diensten afneemt kan via een zelf bepalen hoe hij/zij vindt dat we zijn/haar persoonsgegevens mogen gebruiken voor commerciële doeleinden.
In het kader van bepaalde diensten kunnen werknemers en/of sollicitanten en/of prospecten ook een persoonlijke login aanmaken.
Wie van deze mogelijkheid gebruik maakt, kan op dezelfde wijze zijn privacy-instellingen beheren.
Het verwerken van persoonsgegevens is hierbij te verdelen in 3 niveaus:
Niveau 1: Algemeen
Wij gebruiken je gegevens om jou een uitstekende dienstverlening en algemene communicatie te bezorgen over onze diensten (zoals wat doet BP@W) die voor jou interessant kunnen zijn.
In dit niveau worden de in punt 3 van dit privacy beleid vermelde gegevens (persoonsgegevens, verwerkt in het kader van onze wettelijke verplichtingen, ons legitiem belang en de goede uitvoering van je persoonsgegevens (incl. klachtenbeheer, alsook het informeren over en de verbetering van de BP@W-dienstverlening).
Voor alle duidelijkheid blijven wij wel profileren voor zover dit noodzakelijk is in het kader van de voorbereiding, uitvoering of beëindiging van onze samenwerking, om te voldoen aan de wettelijke of reglementaire bepalingen waaraan wij zijn onderworpen en voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen.
In dat laatste geval streven wij steeds naar een evenwicht tussen dat belang en het respecteren van jouw privacy.
Niveau 2: Gericht.
Als je vanaf 25 mei 2018 (de datum van inwerkingtreding van de Algemene Verordening Gegevensverwerking, oftewel de “GDPR”) BP@W-werknemer en/of sollicitant en/of prospect wordt, zal dit niveau 2 standaard op jou van toepassing zijn.
Je kan dit niveau in je privacy-instellingen steeds verhogen of verlagen.
Wanneer je bijvoorbeeld verschuift naar niveau 1, dan sturen wij jou enkel nog algemene communicatie die zijn rechtsgrond vindt in de gerechtvaardigde belangen van BP@W, met name om je te informeren over een optimaal gebruik van de BP@W-diensten die je al hebt.
In ieder geval wordt er naar aanleiding van je keuze voor privacy niveau 1 andere persoonsgegevens gebruikt voor de communicatie die je dan nog van ons ontvangt.
In niveau 2 doen we net hetzelfde als in niveau 1, maar daarbovenop wordt onze communicatie gerichter.
We nemen nu ook je persoonsgegevens, opleidingen en werkervaringen mee om onze communicatie af te stemmen op jouw voorkeuren en interesses.
Deze informatie wordt echter enkel gebruikt voor gelijkaardige diensten van BP@Wzelf.
Dat betekent dat wij je bijvoorbeeld een mailtje kunnen sturen als er binnenkort een nieuwe functie vrijkomt dat kadert in je beroepservaring en interesses.
Niveau 3: Persoonlijk
Als je vóór 25 mei 2018 (de datum van inwerkingtreding van de Algemene Verordening Gegevensverwerking, oftewel de “GDPR”) BP@W-werknemer en/of sollicitant en/of prospect bent geworden, dan word je standaard ingeschaald in dit niveau 3, tenzij je zelf je privacy-instelling naar een hoger of lager niveau zou hebben aangepast of hebben aangevraagd.
Je kan je privacy-instelling overigens steeds verhogen of verlagen.
Wanneer je bijvoorbeeld verschuift naar niveau 2, zal je bijvoorbeeld geen jobaanbieding-mailing meer ontvangen.
De jobaanbieding-mailing wordt in dit niveau wel nog verwerkt om je op meer gepersonaliseerde wijze op de hoogte te houden over (overige) BP@W-diensten.
Wanneer je je privacy-instelling verder verlaagt naar niveau 1, dan zal de jobaanbieding-mailing niet meer worden verwerkt voor de algemene communicatie die je dan nog van ons ontvangt.
Tenzij je het anders door jou wordt gecommuniceerd, dan wordt de jobaanbieding-mailing enkel gebruikt om die jobaanbiedingen aan te bevelen die voor jou wellicht interessant kan zijn.
Of voor zover we wettelijk verplicht zijn, dan wel dat de verwerking van deze informatie nodig is voor doeleinden van loonverwerking en rapportering.
In niveau 3 kies je voor een persoonlijke dienstverlening van BP@W
We gebruiken je gegevens ook om alle dienstverlening die BP@W aanbiedt af te stemmen op jouw persoonlijke voorkeuren en interesses.
Ben je bijvoorbeeld geïnteresseerd in de laatste wijzigingen van de arbeidswetgeving, dan zal jij allicht sneller een nieuwsbrief zien die de arbeidswetgeving behandeld.
Enkel vanaf dit niveau worden de verzamelde gegevens gebruikt voor persoonlijke voorkeuren. Dus zoals voor het tonen van gerichte nieuwsbrieven (in plaats van standaard nieuwsbrieven).
B. Minderjarigen.
BP@W voert een strikt beleid wat betreft de verwerking van persoonsgegevens van minderjarigen.
Als wij weten of behoren te weten dat jij jonger dan 16 jaar bent (bijvoorbeeld in de context van het aanvragen van een persoonlijke login of het aanvragen van jobaanbiedingen), zullen jouw persoonsgegevens steeds automatisch volgens het meest restrictieve privacy-niveau (privacy niveau 1 – “Algemeen”) worden verwerkt.
Voor het overige zal BP@W, voor zover wettelijk vereist, de voorafgaande toestemming vragen van je ouder(s) of voogd.
Als je geen e-mails meer wil ontvangen: gebruik maken van de uitschrijfmogelijkheid in de bewuste e-mail.
Om e-mailcampagnes efficiënter te maken, gebruiken we software om te meten of onze e-mails werden geopend en op welke links werd geklikt.
Als je wenst uit te schrijven voor nieuwsbrieven via BP@W, Je kan via de uitschrijfmogelijkheid in de nieuwsbrief, uitschrijven op de betrokken nieuwsbrief.
Websitegebruikers die geen BP@W-medewerker en/of sollicitant en/of prospect zijn, zullen wij enkel communicaties via sms en/of e-mail sturen nadat zij hiervoor hun ondubbelzinnige toestemming hebben gegeven.
Let wel: het feit dat je van ons geen communicaties meer wenst te ontvangen, doet uiteraard geen afbreuk aan ons recht om via elektronische weg contact met je op te nemen in het kader van de uitvoering van afspraken en/of een werknemerscontract of als de wet ons daartoe verplicht.
8. Wat zijn je privacy-rechten en hoe kan je ze uitoefenen?
A. Overzicht van je privacy-rechten.
Je recht van inzage
Je hebt het recht om op ieder ogenblik van BP@Wte vernemen of wij al dan niet je persoonsgegevens verwerken, en als wij ze verwerken om die gegevens in te zien en bijkomende informatie te ontvangen over:
De verwerkingsdoeleinden.
De betrokken categorieën van persoonsgegevens.
Indien mogelijk, de bewaartermijn of, als dat niet mogelijk is, de criteria ter bepaling van die termijn.
Het bestaan van je privacy-rechten;
Het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit.
De informatie waarover wij beschikken over de bron van de gegevens als wij persoonsgegevens via een derde verkrijgen.
Het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming.
Je hebt ook het recht om een gratis kopie te krijgen van de verwerkte gegevens, in begrijpelijke vorm.
BP@W kan een redelijke vergoeding vragen om haar administratieve kosten te dekken voor iedere bijkomende kopie die je vraagt.
Je recht op verbetering van persoonsgegevens.
Je hebt het recht om onvolledige, foutieve, ongepaste of verouderde persoonsgegevens onverwijld te laten rechtzetten.
Om je gegevens up-to-date te houden, verzoeken wij je hoe dan ook om ons elke wijziging te melden, zoals een verhuis, de wijziging van je e-mailadres of een vernieuwing van je identiteitskaart.
Wij voorzien alvast in op de BP@W-website een periodieke pop-up waarbij je wordt gevraagd om je contactgegevens te updaten.
Je recht op gegevenswissing (het ‘recht op vergetelheid’).
Je hebt het recht om in de volgende gevallen, en zonder onredelijke vertraging, je persoonsgegevens te laten verwijderen.
Je persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt door BP@W.
Je trekt je eerdere toestemming voor de verwerking in en er is geen andere rechtsgrond waar BP@W zich op kan beroepen voor de (verdere) verwerking.
Je maakt bezwaar tegen de verwerking van je persoonsgegevens en er bestaan geen zwaarder doorwegende, gerechtvaardigde gronden voor de (verdere) verwerking door BP@W.
Je persoonsgegevens worden onrechtmatig verwerkt.
Je persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Je persoonsgegevens werden verzameld toen je nog minderjarig was.
Houd er wel rekening mee dat wij niet altijd alle gevraagde persoonsgegevens kunnen verwijderen, bijvoorbeeld wanneer de verwerking ervan noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of omdat we voor de gerechtelijke autoriteiten en de Staatsveiligheid verplicht zijn om persoonsgegevens over het (mobiele) van onze klanten en/of werknemers en/of sollicitanten en/of prospecten gedurende 12 maanden te bewaren.
Wij zullen jou daarover nader informeren in ons antwoord op jouw verzoek.
Je recht op beperking van de verwerking.
Je hebt het recht om de beperking van de verwerking van je persoonsgegevens te verkrijgen als één van de volgende elementen van toepassing is.
Je betwist de juistheid van die persoonsgegevens: het gebruik ervan wordt beperkt gedurende een periode die BP@W in staat stelt de juistheid van de gegevens te controleren.
De verwerking van je persoonsgegevens is onrechtmatig: in plaats van het wissen van je gegevens, verzoek je om beperking van het gebruik ervan.
BP@W heeft je gegevens niet meer nodig voor de oorspronkelijke verwerkingsdoeleinden, maar jij hebt ze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering: in plaats van het wissen van je gegevens, wordt het gebruik ervan beperkt voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van de rechtsvordering.
Zolang er nog geen beslissing is genomen over de uitoefening van je recht op bezwaar tegen de verwerking, verzoek je om het gebruik van je persoonsgegevens te beperken.
Je recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens.
Je hebt het recht om je persoonsgegevens te ‘recupereren’, bijvoorbeeld om makkelijker van dienstenleverancier te kunnen veranderen.
Dit kan enkel voor de persoonsgegevens die je zelf hebt verstrekt aan BP@W, gebaseerd op toestemming of na overeenkomst.
In alle andere gevallen kan je dus niet van dit recht genieten (bijvoorbeeld wanneer de verwerking van je gegevens gebeurt op basis van een wettelijke verplichting).
Er zijn 2 aspecten verbonden aan dit recht.
Je kan BP@W-verzoeken om de betrokken persoonsgegevens terug te krijgen in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm.
Je kan BP@W-verzoeken om de betrokken persoonsgegevens rechtstreeks door te geven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
Je bent daarbij zelfverantwoordelijk voor de juistheid en veiligheid van het (e-mail)adres dat je voor de doorgifte opgeeft.
BP@W heeft het recht dit te weigeren indien de doorgifte technisch niet mogelijk is.
Je recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens.
Je hebt het recht om op grond van je bijzondere situatie bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens indien de verwerking kadert in het gerechtvaardigd belang van BP@W of in kader van het algemeen belang.
BP@W zal de verwerking van je persoonsgegevens staken, tenzij BP@W dwingende en legitieme gronden voor de verwerking kan aantonen die zwaarder wegen dan die van jou óf wanneer de verwerking van de persoonsgegevens verband houdt met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering (bijvoorbeeld het indienen van een verzoek bij een rechtbank).
B. Praktisch.
Hoe oefen ik mijn privacy-rechten uit?
Om je recht van toegang uit te oefenen, en om elke ongeoorloofde openbaarmaking van je persoonsgegevens te voorkomen, dienen wij je identiteit te verifiëren.
Bij twijfel of onduidelijkheid zullen wij jou eerst nog om bijkomende informatie vragen (bij voorkeur een kopie van de voorzijde van je identiteitskaart).
Zijn er kosten aan verbonden?
Je kan je privacy-rechten gratis uitoefenen, tenzij je verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, met name vanwege het repetitieve karakter.
In zo’n geval hebben wij – conform de privacywetgeving – het recht en de keuze om je een redelijke vergoeding aan te rekenen (waarbij rekening wordt gehouden met de administratieve kosten om de gevraagde informatie of communicatie te verstrekken en met de kosten die gepaard gaan met het treffen van de gevraagde maatregelen), of te weigeren gevolg te geven aan je verzoek.
In welk format ontvang ik een antwoord?
Wanneer je je verzoek elektronisch indient, wordt de informatie indien mogelijk elektronisch verstrekt, tenzij je dit anderszins verzoekt.
In ieder geval bezorgen wij jou een beknopt, transparant, begrijpelijk en makkelijk toegankelijk antwoord.
Wanneer ontvang ik een antwoord?
Wij reageren zo snel mogelijk op je verzoek, en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van je verzoek.
Afhankelijk van de complexiteit van de verzoeken en van het aantal verzoeken, kan die termijn desnoods nog eens twee maanden worden verlengd.
Bij een verlenging van de termijn stellen wij jou hier binnen één maand na ontvangst van het verzoek in kennis.
Wat als BP@W geen gevolg geeft aan mijn verzoek?
Wij zullen jou in ons antwoord telkens informeren over de mogelijkheid om klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit en om beroep in te stellen bij de rechter.
9. Hoe lang bewaren we je persoonsgegevens?
Wij mogen persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is om het doel te realiseren waarvoor we ze verzamelen.
De bewaartermijn kan dus per doel verschillen, en kan soms heel kort zijn.
Mailing met betrekking verjaardagmailing: nooit langer dan 5 werkdagen.
Mailing met betrekking nieuwsbrieven: nooit langer dan 12 maanden.
Mailing met betrekking job opportuniteiten: nooit langer dan 36 maanden.
Mailing met betrekking op jouw curriculum vitae: nooit langer dan 60 maanden.
Soms kan de termijn ook langer zijn, bijvoorbeeld om onze wettelijke verplichtingen na te komen.
Om tegemoet te komen aan onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen zijn wij bijvoorbeeld verplicht om je gegevens voor maximaal 7 jaar bij te houden of uit de juridische noodzaak om bepaalde gegevens (met name je contract, facturen en correspondentie in verband met klachten daaromtrent) als bewijs te bewaren bij geschillen, tot maximaal 10 jaar na beëindiging van je contract.
Deze gearchiveerde gegevens zijn uiteraard wel slechts beperkt toegankelijk.
Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn(en) worden persoonsgegevens gewist of geanonimiseerd.
Bepaalde gegevens van voormalige werknemers en/of sollicitanten en/of prospecten kunnen gedurende een periode van 2 jaar na beëindiging van het contract worden gebruikt om de voormalige klant te herkennen en op de hoogte te houden van nieuwe job opportuniteiten bij BP@W.
Tenzij de voormalige werknemer en/of sollicitant en/of prospect volgens de onder punt 7C van dit privacy beleid beschreven procedure aangeeft hier niet mee akkoord te gaan.
10. Onze website.
Als je onze websites bezoekt dan verwerken wij de volgende persoonsgegevens van jou:
Je IP-adres.
Het type en de taal van je browser.
De software.
Het type en het merk van apparatuur die je gebruik tijdens de verbinding met onze website.
De tijd van je websitebezoek.
Het webadres van waaruit je onze website bereikte.
De pagina’s die je daarop bekijkt, de koppelingen (links) waarop je klikt en de andere acties die je op onze website onderneemt.
Dit doen wij door middel van cookies.
Meer informatie over de cookies die wij gebruiken en de keuzes die je hierin kunt maken vind je in punt 11C van dit privacy beleid.
Op sommige gedeeltes van de BP@W-website vragen wij je om aanvullende persoonlijke informatie. Zoals je e-mailadres, zoals je naam, zoals je adres of zoals een telefoon en/of mobielnummer.
De persoonsgegevens die wij via onze websites verzamelen, worden voor de volgende doeleinden gebruikt:
Om onze (web)diensten aan jou te kunnen leveren en om met jou te communiceren (bijvoorbeeld in verband met je sociale documenten).
Om statistieken op te maken en analyses uit te voeren, met als doel de kwaliteit van onze website en van onze dienstverlening te verbeteren.
Als wij bijvoorbeeld weten dat heel wat websitebezoekers ondanks een ‘help’ artikel op de FAQ-lijst alsnog bellen naar BP@W, dan leren wij daaruit en kunnen wij onze onlinedienstverlening verbeteren.
Om je beter en persoonlijker van dienst te zijn, bijvoorbeeld door de op onze websites getoonde informatie, het aanbod van jobaanbiedingen en diensten van BP@W aan te passen aan je persoonlijke voorkeuren.
Om je te benaderen met die specifieke informatie over diensten van BP@W.
12. Hoe kan ik BP@Wcontacteren?
Als je de BP@W-personeel- en/of preventiedienst wil bereiken in relatie met dit privacy beleid (bijvoorbeeld om je privacy-instellingen aan te passen), dan kan dat onder andere schriftelijk, mail, telefonisch of via sociale media.
Alle informatie over BP@W privacy beleid, vind je hier terug: https://www.bp-w.be/privacy-beleid.
Voor meer informatie over dit privacy beleid of voor klachten in verband met de verwerking van je persoonsgegevens, kan je contact opnemen met de Data Protection Officer van BP@W via privacy@bp-w.be.
13. Blijf op de hoogte van aanpassingen.
BP@W kan dit privacy beleid van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld naar aanleiding van marktevoluties, wetswijzigingen en nieuwe verwerkingsactiviteiten van BP@W.
Wij nodigen je dan ook uit om steeds de laatste versie van dit beleid te raadplegen op onze website (www.bp-w.be/privacybeleid).
Uiteraard informeren wij je voorafgaandelijk via onze websites of andere courante communicatiekanalen van elke inhoudelijke wijziging en vragen wij wanneer de wet dit vereist jouw voorafgaande toestemming voor onze (nieuwe) verwerkingsactiviteiten.
In geval van tegenstrijdigheid hebben onze algemene voorwaarden en de bijzondere voorwaarden van toepassing op specifieke BP@W-diensten voorrang op dit privacy beleid.
14. Escalatie bij de toezichthoudende autoriteit.
Voor klachten in verband met de verwerking van je persoonsgegevens door BP@W, kan je je wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit:
Adres: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Telefonisch: +32 2 274 48 00
Email: commission@privacycommission.be
Website: www.privacycommission.be.